Perusahaan manufaktur dan perusahaan yang berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan terkait dengan pabrik dan mesin produksi, pasti membutuhkan peran bagian maintenance (Maintenance departement).
Maintenance departement adalah departemen yang memiliki tugas untuk melakukan pemeliharaan, perbaikan dan perawatan (maintenance) mesin-mesin yang ada di pabrik termasuk pemeliharaan peralatan sparepart.
Di beberapa perusahaan, divisi ini mungkin lebih akrab dikenal sebagai divisi teknik atau bagian enginering. Job desc-nya kurang lebih sama yaitu berkaitan dengan pemeliharaan dan perawatan mesin pabrik.
Keberhasilan produksi perusahaan sebenarnya juga sangat tergantung dari kecekatan tim departemen maintenance dalam memberikan pelayanan yang baik terhadap mesin-mesin produksi.
Bagian-bagian yang berkaitan dengan divisi maintenance, terutama bagian produksi harus mampu melakukan koordinasi dengan baik, agar mesin-mesin di pabrik dapat berjalan dengan lancar, sehingga memaksimalkan capaian produksi dan output.
Karena tanpa departemen maintenance, perusahaan tidak akan bisa memberikan performa mesin yang bagus yang dapat melancarkan aktivitas produksinya. Oleh karena itu, untuk mengukur kinerja maintenance departement, maka divisi maintenance harus memiliki Key Performa Indicator (KPI).
Di pos ini, kita akan membahas contoh KPI maintenance departement beserta penjelasannya yang bisa anda terapkan pada perusahaan masing-masing. Berikut adalah contoh KPI maintenance departement:
 |
| KPI Maintenance Departement |
Catatan:
Angka-angka diatas merupakan angka contoh (ilustrasi). Anda perlu menyesuaikan dengan capaian dan target di perusahaan masing-masing. Angka capaian adalah angka pencapaian tahun lalu. Sedangkan target KPI adalah target KPI tahun ini. Angka target KPI ditentukan dari capaian tahun lalu.
Max artinya semakin kecil pencapaian, semakin bagus KPI perusahaan. Min artinya semakin kecil pencapaian, semakin bagus KPI perusahaan.
Berikut penjelasan untuk setiap poin KPI maintenance departement:
1. Downtime mesin
Downtime mesin adalah berhentinya kegiatan operasional produksi (biasanya terjadi di perusahaan manufaktur), karena terjadi kerusakan, trouble mesin dan halh-hal tidak terduga lainnya pada waktu tersebut.
Tentu saja donwtime mesin akan membuat kegiatan produksi perusahaan terhambat. Downtime mesin bisa diminimalkan apabila maintenance departemen rajin melakukan pengecekan dan perawatan mesin secara berkala.
Selain itu, maintenance departement juga harus melakukan cross check lapangan untuk melihat kerusakan-kerusakan mesin yang terjadi. Dengan upaya-upaya ini, donwtime mesin pasti dapat diminimalkan karena kesigapan tim maintenance juga berperan dalam mengurangi potensi kerusakan dan trouble mesin.
Dalam KPI, semakin kecil / singkat waktu downtime mesin, maka semakin bagus KPI departemen teknik. Demikian pula sebaliknya.
2. Rata-rata waktu untuk menyelesaikan perbaikan fasilitas produksi
Mesin-mesin yang dioperasikan di departemen produksi sangat mungkin mengalami trouble di tengah-tengah pekerjaan. Tentu saja, departemen produksi pasti akan koordinasi dengan bagian maintenance untuk segera memperbaiki kerusakan2 mesin yang terjadi.
Maka dari itu, tim maintenance harus diberikan KPI yang terkait dengan kemampuan departemen untuk menyelesaikan order perbaikan fasilitas / mesin dari produksi.
Semakin cepat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perbaikan, maka semakin bagus KPI-nya dan sebaliknya. Terkadang kendala di KPI ini adalah tidak semua jenis perbaikan bisa selesai dalam waktu yang sama.
Oleh karena itu, anda bisa menggunakan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perbaikan. Atau anda bisa melakukan breakdown di KPI, di mana anda memisahkan antara perbaikan ringan, perbaikan sedang dan perbaikan berat untuk setiap kategori waktu standar yang diperlukan.
3. Frekuensi kerusakan fasilitas mesin pada periode tertentu
Seberapa sering mesin di produksi / pabrik mengalami kerusakan? Semakin sering mesin mengalami kerusakan, maka hal ini menunjukkan bahwa semakin jarang maintenance dilakukan, dan semakin jarang departemen maintenance melakukan cross check dan analisa mesin.
Oleh karena itu, departemen maintenance harus sering melakukan cross check, analisa mesin, perawatan dan koordinasi yang baik dengan departemen produksi maupun manajemen. Semakin sedikit frekuensi kerusakan mesin dan fasilitas, maka semakin bagus KPI departemen maintenance.
4. Frekuensi kegiatan maintenance yang dilakukan
Setiap kegiatan dan aktivitas maintenance yang dilakukan departemen maintenance hendaknya selalu dicatat. Perusahaan hendaknya memiliki analisa frekuensi maintenance ideal dalam periode waktu tertentu.
Departemen maintenance hendaknya berusaha untuk bisa mencapai pekerjaan frekuensi maintenance sesuai dengan standar. Jangan sampai departemen jarang melakukan pemeliharaan, karena hal ini berdampak buruk pada mesin-mesin pabrik.
Tapi jangan sampai juga perawatan dan pemeliharaan dilakukan terlalu sering. Karena kalau maintenance terlalu sering dilakukan, hal ini juga berdampak jelek untuk perusahaan. Artinya mesin-mesin perusahaan sudah usang atau kualitasnya jelek, sehingga perlu diganti. Selain itu, maintenance terlalu sering juga menyebabkan pemborosan / high cost.
5. Kepuasan departemen terkait atas pelayanan departemen maintenance
Departemen maintenance pekerjaan utamanya berkaitan dengan pelayanan. Maka dari itu, departemen yang bekerja sama dengan departemen maintenance (khususnya produksi), dapat memberikan penilaian sejawat.
Semakin tinggi skor kepuasan departemen lain terhadap kinerja pelayanan departemen maintenance, maka semakin tinggi skor KPI yang diperoleh oleh departemen maintenance, berarti departemen tersebut mampu memberikan kinerja dan koordinasi yang bagus.
6. Maintenance cost
Maintenance cost adalah biaya maintenance yang dikeluarkan akibat adanya kegiatan perawatan mesin secara rutin. Perusahaan harus bisa melakukan analisa costing terkait biaya maintenance maksimal yang ideal.
Sebisa mungkin, departemen maintenance melakukan perawatan dengan frekuensi yang wajar. Jangan sampai maintenance cost melebihi budget yang telah ditentukan. Karena maintenance yang terlalu sering juga akan menimbulkan pemborosan biaya.
Apabila maintenance cost menyebabkan kenaikan biaya secara drastis, perusahaan harus melakukan analisa mesin: Apakah usia mesin sudah terlalu usang, atau kualitas mesin jelek. atau maintenance memang berjalan tidak efektif.
Perusahaan juga bisa membandingkan maintenance cost dibagi omzet total yang diperoleh. Jika rasio maintenance cost masih berada jauh dibawah perolehan omzet, maka dapat dikatakan maintenance cost masih berada dalam batasan yang wajar.
Itulah contoh KPI maintenance departement dan penjelasan dari setiap indikator KPI. Anda bisa adopsi untuk kebutuhan di perusahaan masing-masing. Semoga bermanfaat untuk anda.
Bagus
ReplyDeleteTerima kasih
Delete