Contoh KPI PPIC (Production Planning and Inventory Control)

Dalam perusahaan kita mengenal departemen / divisi bagian Production Planning and Inventory Control atau biasa disingkat PPIC. Sesuai namanya, deskripsi kerja utama divisi PPIC adalah melakukan perencanaan produksi dan kontrol persediaan barang.  

PPIC harus dapat melakukan forecast produksi, agar produksi tidak kekurangan bahan baku saat melakukan aktivitas produksi, serta melakukan kontrol barang persediaan, agar barang persediaan dapat digunakan sesuai skedul, dan tidak ada barang-barang dead stock (barang tidak bergerak). 

Jadi, PPIC harus dapat ber-koordinasi dengan beberapa divisi terkait yaitu produksi, pembelian dan Research dan Development (RND). Dalam hal ini, PPIC harus memiliki ukuran kinerja yang dapat dinilai melalui Key Performance Indicator (KPI). 

Di pos ini, kita akan bahas KPI PPIC (Indikator performa kinerja) yang bisa digunakan di setiap perusahaan. Berikut contoh KPI PPIC:

Contoh KPI PPIC

Keterangan: Angka capaian, bobot KPI dan target KPI bisa disesuaikan dengan kondisi masing-masing perusahaan anda. 

Angka capaian merupakan angka pencapaian tahun sebelumnya. Sedangkan target KPI adalah angka setting target yang harus dipenuhi oleh departemen PPIC. Angka target KPI mengacu pada angka capaian tahun sebelumnya sesuai dengan target dan pertimbangan manajemen perusahaan. 

Berikut penjelasan area kinerja untuk setiap KPI PPIC:

1. Persentase perencanaan produksi vs actual

Tugas PPIC terkati dengan melakukan perencanaan (planning) forecasting antara jumlah produksi dengan permintaan actual di pasar. Kegiatan memproduksi barang tentu tidak bisa dilakukan secara mendadak. 

Karena perlu adanya ketersediaan bahan baku, bahan pembantu dan perkiraan kebutuhan pasar. Dalam hal ini ini, PPIC harus bisa melakukan forecasting produksi, mengenai seberapa banyak produksi harus memproduksi barang. 

Sehingga divisi produksi dapat mempersiapkan segala kebutuhan jumlah produksi yang diperlukan sesuai dengan hasil koordinasi dan forecasting dari PPIC. 

Kemudian hasil dari perencanaan PPIC akan dibandingkan dengan hasil aktualnya (yaitu kebutuhan pasar). Apabila plan PPIC semakin mendekati hasil aktualnya, maka skor KPI PPIC akan semakin bagus. Dan sebaliknya.   

Hasil ini bisa dilihat menggunakan ukuran persentase. Jika tinggi persentasenya, skor semakin baik. Katakanlah target plan vs actual adalah 95%, jika dalam realisasinya PPIC berhasil mencapai 97% itu artinya plan produksi yang dilakukan PPIC memiliki keakuratan sebesar 97% dengan hasil aktualnya. Berarti skor KPI-nya sudah melebihi target.  

2. Persentase dead stock di gudang 

Salah satu tugas PPIC adalah melakukan kontrol persediaan barang. Jangan sampai barang persediaan tidak terpakai dalam waktu yang lama, hingga barang tersebut tidak bergerak (dead stock). 

Oleh karena itu, PPIC harus melakukan perencanaan kedatangan barang persediaan, supaya barang persediaan yang datang memang merupakan barang yang akan digunakan segera sesuai dengan planning.

KPI dead stock bisa dintyatakan dalam persentase, yaitu persentase antara barang tidak bergerak banding seluruh barang yang ada di gudang. Semakin kecil nilainya, maka semakin bagus dan efisien. 

Dead stock bisa dinyatakan juga dalam satuan item, misalnya dibatasi tidak boleh lebih dari 10 item barang tidak bergerak selama 1 tahun. 

Perlu diingat pula, bahwa semakin besar dead stock, hal ini bisa menimbulkan tambahan beban bagi perusahaan. Karena barang yang tidak bergerak meningkatkan risiko kerusakan, sehingga barang tidak bergerak ini ibarat membeli barang tetapi ujung-ujungnya dimusnahkan karena tidak dipakai. 

Untuk menentukan apakah barang tersebut bergerak atau tidak bergerak, maka bisa disesuaikan dengan kebijakan perusahaan masing2. Misalnya manajemen perusahaan bisa menetapkan jika barang berada di gudang lebih dari 5 bulan, barang dinyatakan tidak bergerak. 

3. Persentase laporan PPIC yang dibuat tepat waktu 

PPIC harus membuat laporan-laporan tepat waktu sesuai dengan skedul, antara lain laporan forecasting produksi dan laporan perencanaan kedatangan barang. 

Ketepatan waktu dalam penyampaian laporan bisa masuk kedalam indikator performa kunci (KPI) PPIC. Semakin tinggi persentase ketetapan waktu pelaporan, maka skor KPI PPIC semakin bagus. 

4. Ketepatan delivery order (DO)

PPIC harus bisa memenuhi target permintaan sesuai delivery order. Semakin tinggi persentase ketepatan delivery order, hal ini menunjukkan keberhasilan divisi PPIC dalam melakukan forecasting produksi terhadap permintaan / kebutuhan di pasar.      

5. Persentase order produksi yang dipenuhi sesuai skedul 

Divisi produksi pasti akan melakukan koordinasi dengan PPIC untuk memenuhi order produksi yang sudah disepakati bersama. Dalam hal ini, PPIC harus mampu memenuhi order produksi sesuai kesepakatan dan juga sesuai dengan planning yang sudah dijalankan. 

Ukuran KPI ini bisa diberikan dalam satuan persentase. Semakin besar persentase pemenuhan order produksi sesuai skedul, maka semakin tinggi skor KPI PPIC. 

Itulah beberapa contoh KPI PPIC yang bisa anda terapkan di perusahaan masing-masing.  

Tag: 

- KPI PPIC

- Contoh KPI PPIC 

- KPI Production planning and inventory control