Contoh KPI Bagian Umum / General Affairs (GA)

Di dalam suatu perusahaan, kita mengenal divisi bagian umum. Divisi ini biasanya dikenal dengan General Affairs (GA). Di beberapa perusahaan, divisi umum ini terkadang digabung jadi satu dengan divisi HRD, karena memang ada kemiripan dalam job desc. 

Tetapi bagian umum memiliki beberapa perbedaan utama dengan HRD. Pekerjaan HRD berkaitan dengan tenaga kerja & personalia. Sedangkan GA lebih ke bagian legalitas, kebersihan lingkungan pabrik termasuk melayani kebutuhan2 departemen terkait peralatan2 kantor. 

Oleh karena itu, bagian umum juga harus memiliki Key Performance Indicator (KPI), sehingga kinerja dan kontribusi bagian umum di perusahaan dapat diukur, dinilai serta dievaluasi oleh perusahaan. 

Sebagian dari anda mungkin masih bingung indikator-indikator apa yang harus dimasukkan dalam kinerja bagian General Affair (GA) ini. Jadi, di pos ini kita akan membahasnya secara detail. 

Berikut contoh KPI bagian umum - General Affairs (GA) yang bisa anda adopsi untuk kebutuhan perusahaan masing-masing:  

Contoh KPI Bagian Umum - General Affairs (GA)

Catatan: Angka target KPI diatas hanyalah ilustrasi. Anda harus menyesuaikannya dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.  

Berikut penjelasan untuk setiap indikator kinerja GA:

1. Penyelesaian perbaikan bangunan / fasilitas 

Divisi umum harus bisa menyelesaikan perbaikan bangunan atau kerusakan fasilitas yang ada di pabrik, dan penyelesaian perbaikan2 ini harus ditarget sesuai dengan deadline yang ditentukan manajemen. 

Katakanlah divisi GA harus menyelesaikan kerusakan2 fasilitas yang ada di pabrik maksimal 10 hari (target KPI). Jika lewat dari 10 hari, maka skor KPI tidak tercapai. Dan tentu jika target KPI belum tercapai, perlu ada evaluasi dan keterangan mengapa indikator tersebut belum dapat dicapai. 

KPI ini penting, mengingat penyelesaian perbaikan bangunan tepat waktu juga berpengaruh terhadap produktivitas kerja, karena fasilitas yang baik dapat digunakan untuk menunjang kinerja.  

2. Kebersihan area lingkungan kantor dan pabrik 

GA memiliki tugas untuk memastikan kebersihan di area kantor dan lingkungan pabrik. GA perlu menempatkan personil yang bertugas untuk membersihkan area pabrik sebelum jam kerja. 

Sehingga, kebersihan lingkungan kantor dan pabrik dapat menjadi indikator kinerja GA, di mana kebersihan ini dapat diberikan penilaian oleh tim independen (bisa dari pihak luar atau internal auditor), atau dari pihak manajemen sendiri yang menilai kebersihan lingkungan kantor dan pabrik. 

Target nilai KPI-nya bisa diukur dalam satuan skala likert (skor 1-5). Semakin besar skor-nya, maka KPI GA semakin bagus. GA juga perlu koordinasi dengan HRD untuk meningkatkan pelatihan2 kebersihan kerja, supaya area lingkungan pabrik dapat lebih higienis. Pada akhirnya, hal ini juga mempengaruhi skor KPI GA.

3. Efisiensi utilitas air 

Bagian umum perlu melihat efisiensi penggunaan air di perusahaan. Jika ada hal-hal yang bisa di efisiensikan, maka efisiensi penggunaan air bisa masuk dalam KPI GA. Satuannya bisa dalam ukuran persen. Misalnya, target tahun ini tagihan air bisa turun 5% dari tahun lalu. 

GA bisa menganalisa dampak penggunaan inefisiensi air, misalnya tidak adanya pemasangan flow meter air, kran di kantor yang sering bocor dan lain2. Disinilah GA bisa melakukan langkah2 efisiensi. 

4. Penurunan angka kecelakaan kerja 

Untuk industri yang berkaitan dengan manufaktur, mesin2 pabrik, pekerjaan maintenance teknik, maka GA harus berupaya untuk menekan angka kecelakaan kerja.

Dalam hal ini departemen GA bisa berkoordinasi dengan HRD dan divisi2 yang berkaitan untuk senantiasa mengadakan pelatihan2 yang benar tentang penggunaan mesin, alat2 berat, pekerjaan2 teknik, pemasangan spanduk K3 guna meminimalkan kecelakaan kerja. 

Semakin kecil kasus kecelakaan, hal ini juga merupakan kesuksesan departemen GA dalam mencapai KPI-nya.    

5. Pest control 

Khusus untuk industri manufaktur atau jasa (seperti penyimpanan dokumen, perusahaan logistik), maka bagian umum perlu memperhatikan pentingnya pest control (kontrol hama). 

Hama seperti tikus, lalat, kecoak dan lain2 biasanya cukup sering ditemukan pada perusahaan2 logistik atau perusahaan jasa seperti jasa penyimpanan dokumen. 

Pada perusahaan manufaktur, pest control sangat diperlukan. Jangan sampai produk makanan terkontaminasi dengan hama, karena hal ini sangat mempengaruhi testimonial pelanggan. 

Ukuran KPI pest control bisa dilihat dengan satuan berapa banyaknya kasus dalam periode tertentu. Target KPI-nya, kasus tersebut harus turun dibandingkan periode sebelumnya. Misalnya target ditemukannya hama maksimal 45 kasus. 

6. Nilai kepuasan departemen terhadap divisi umum (GA) 

Karena departemen GA berkaitan dengan urusan2 personalia seperti memenuhi permintaan departemen untuk kebutuhan2 perkantoran, kebersihan area pabrik, maka kinerja / pelayanan jasa departemen GA dapat dinilai oleh departemen2 lain di perusahaan yang sering berhubungan dengan GA. 

Semakin tinggi nilai kepuasan departemen terhadap kinerja pelayanan GA, maka semakin bagus nilai skor KPI GA. Dan sebaliknya.  

7. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan perizinan legal 

Pekerjaan GA sangat erat berkaitan dengan perizinan legal seperti mengurus izin perpanjangan bangunan, pembebasan tanah, mengurus izin-izin legalitas baru dan lain-lain. 

Semakin cepat GA mampu menyelesaikan perizinan2 legal, maka KPInya semakin bagus. Indikator KPI ini bisa diberikan dalam satuan hari. Misalnya, GA harus bisa menyelesaikan perizinan2 legal maksimal 14 hari. Maka 14 hari ini menjadi target KPI-nya.  

8. Jumlah protes masyarakat terhadap kegiatan pabrik 

Kegiatan pabrik terutama industri manufaktur, biasanya akan menghasilkan limbah. Hal ini berpotensi mengganggu masyarakat sekitar pabrik, sehingga dapat menimbulkan protes dan konflik. 

Bagian GA harus mampu menekan jumlah protes masyarakat terhadap kegiatan pabrik. Misalnya dengan menyediakan pembangunan untuk pembuangan limbah yang layak, dan lain2. Semakin kecil frekuensi jumlah protes masyarakat, KPI GA juga semakin bagus. 

Itulah contoh KPI bagian Umum / General Affair (GA) yang bisa anda terapkan sesuai kebutuhan perusahaan masing-masing. Semoga bermanfaat.