Dalam mengukur kinerja suatu divisi perusahaan atau karyawan, kita mengenal adanya Key Performance Indicator (KPI). KPI dapat menjadi alat ukur kinerja suatu departemen atau individu.
Dengan adanya KPI, suatu departemen atau individu dapat diketahui perfoma kinerjanya. Apakah departemen atau individu dapat mencapai target kinerja yang ditetapkan oleh manajemen atau tidak.
Dari sini, perusahaan bisa mengevaluasi kinerja apabila suatu departemen dan individu belum berhasil meraih target kinerja. Sebaliknya, ketika departemen atau individu berhasil mencapai target kinerja, manajemen bisa mempertimbangkan untuk memberikan reward untuk pencapaian tersebut.
Di pos ini, kita akan bahas lebih dalam tentang pengertian Key Performance Indicator (KPI), manfaat dan contoh sederhana KPI.
PENGERTIAN KEY PERFORMANCE INDICATOR
1. Menurut Warren (2011), key performance indicator adalah pengukuran kinerja untuk menilai bagaimana suatu departemen menjalankan strategi departemen secara interaktif, terintegrasi dalam strategi organisasi secara komprehensif.
2. Menurut Nerjee & Buoti (2012), key perfomance indicator adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam mencapai target organisasi. KPI digunakan untuk melakukan pengambilan keputusan serta melihat kinerja yang objektif.
Dapat disimpulkan, Key Performance Indicator adalah pengukuran kinerja departemen maupun organisasi berdasarkan ukuran kuantitatif, data-data konkrit pendukung, untuk mengukur dan mengevaluasi pencapaian tren kinerja.
KPI BERDASARKAN METODE SMART
 |
| Key Performance Indicator adalah |
Dalam menyusun KPI, KPI di suatu organisasi harus memuat 5 poin SMART:
1. Specific (spesifik): KPI harus disusun secara spesifik sesuai dengan job desc yang dilakukan oleh departemen atau individu itu sendiri.
2. Measurable (terukur): Ukuran dalam KPI harus dapat diukur dan dinilai kinerjanya menggunakan ukuran kuantitatif.
3. Achievable (dapat dicapai): Target KPI setiap departemen dan individu dapat dicapai
4. Realistic (realisits): Target KPI yang diberikan harus realistis, dan relevan sesuai dengan kondisi perusahaan. Target yang diberikan harus tetap challenging, namun realistis (tidak terlalu mudah dan tidak terlalu tinggi). Hal ini juga berkaitan dengan poin achievable.
5. Time bound (batas waktu): Target KPI harus ada batas waktu yang diberikan untuk dicapai setiap departemen.
MANFAAT / FUNGSI KPI
Bagi karyawan, KPI memiliki manfaat-manfaat sebagai berikut:
- Dapat melihat performa kinerja individu, apakah sudah baik atau masih ada yang kurang
- Kinerja individu jadi lebih terukur karena ada target dan pencapaian
- Perusahaan lebih mudah untuk mengevaluasi performa karyawan
- Dapat lebih memotivasi / memacu karyawan buat mencapai target kinerjanya karena adanya sistem evaluasi, reward dari pencapaian dalam KPI
Bagi departemen / organisasi, KPI memiliki manfaat-manfaat sebagai berikut:
- Dapat digunakan untuk melihat performa departemen, sehingga departemen dapat mengevaluasi apa yang kurang dari kinerjanya
- Memudahkan manajemen perusahaan untuk mengevaluasi kinerja setiap departemen
- Menjadi ukuran perusahaan dalam membuat sistem reward untuk pencapaian dan punishment se-objektif mungkin, sehingga juga memacu departemen untuk meningkatkan performanya.
Bagi perusahaan secara keseluruhan (karyawan, departemen, hingga level manajemen), adanya KPI di perusahaan dapat memberikan manfaat-manfaat berikut:
- Bukti objektif dan akurat pencapaian kinerja perusahaan
- Sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan strategi dan target perusahaan
- Mengukur progress kinerja dalam perusahaan
- Menentukan indikator kunci untuk mencapai keberhasilan perusahaan
- Melacak kinerja, track record, kualitas dan kepatuhan suatu departemen dan karyawan
- Bahan evaluasi dan kekurangan di suatu perusahaan
Jadi, KPI adalah kemampuan tolok ukur keberhasilan suatu departemen dan individu dalam mencapai target kinerja yang telah ditetapkan.
KPI akan berjalan dengan baik apabila ada komitmen, kolaborasi, dan koordinasi setiap departemen, antar individu dan unit kerja dalam mencapai tujuan dan target-targetnya.
JENIS-JENIS KPI
KPI terdiri dari dua jenis yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial. Sesuai namanya, KPI Financial adalah ukuran kinerja yang berhubungan dengan angka-angka kinerja keuangan.
Sedangkan KPI Non-Financial merupakan ukurang kinerja yang berhubungan dengan hal-hal diluar komponen laporan keuangan / kinerja keuangan.
KPI Financial
- KPI Perputaran utang usaha: KPI yang mengukur beban pokok pendapatan/ utang usaha
- KPI Perputaran piutang usaha: KPI yang mengukur penjualan bersih / piutang usaha
- KPI Rasio lancar: KPI yang mengukur manajemen likuiditas dengan membandingkan komposisi aset lancar / kewajiban lancar
- Dan masih banyak contoh lainnya
KPI Financial biasanya adalah KPI yang berkaitan dengan departemen akunting atau keuangan.
KPI Non-Financial
- KPI tonase produksi, yang melihat pencapaian jumlah produk yang mampu dihasilkan / diproduksi
- Matriks kepuasan pelanggan
- Perputaran tenaga kerja (employee turnover)
- KPI persentase pelanggan berulang terhadap pelanggan baru
- KPI downtime server internet dalam 1 bulan
- Dan masih banyak lainnya
KPI Non Financial adalah KPI yang digunakan untuk departemen-departemen non-akunting seperti produksi, marketing, sales, IT, HRD dan lain-lain.
MEMBUAT KEY PERFORMANCE INDICATOR
Dalam memasukkan indikator2 pada KPI, anda harus menjawab dahulu pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Hasil apa yang anda harapkan?
- Apa yang akan didapatkan dari KPI tersebut?
- Mengapa indikator tersebut penting?
- Apakah indikator KPI yang akan dimasukkan juga merupakan bagian dari job desc departemen tersebut?
- Bagaimana cara mengukur penilaian indikator tersebut?
- Berapa lama indikator tersebut akan dicapai oleh departemen?
- Kapan dan bagaimana mengevaluasi hasil KPI tersebut?
Dari pertanyaan-pertanyaan diatas, kita bisa menyusun KPI untuk departemen. Kita coba gunakan contoh departemen produksi biskuit ABC untuk mengukur KPI:
- Target penjualan meningkat sebesar 15% rata-rata per bulan (15% setahun), sehingga target kenaikan produksi juga dipacu naik 15%.
- Apabila tercapai, target penjualan meningkat. Departemen, karyawan juga akan mendapatkan bonus akhir tahun.
- Produksi berkaitan dengan membuat suatu barang / produk yang akan dijual, sehingga indikator target 'tonase produksi' harus dimasukkan.
- Produksi berkaitan dengan memproduksi barang, sehingga indikator kenaikan produksi harus ada di dalam KPI
- Indikator kenaikan produksi diukur dengan peningkatan / penurunan jumlah produksi biskuit ABC dibandingkan dengan target yang telah di-setting di awal.
- Indikator diharapkan akan dicapai dalam waktu 6 bulan dari target yang ditetapkan.
- Evaluasi akan dilakukan setiap triwulan (3 bulan sekali).
Masih banyak dan luas cara menyusun KPI dan cara-cara setting target, cara penilaian skor dan lain2. Di pos berikut: Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) (Coming soon), kita akan membahas lebih banyak cara membuat Key Performance Indicator dan cara-cara menyusun KPI free dalam bentuk excel termasuk cara setting target KPI.
KEY PERFORMANCE INDICATOR: DEPARTEMEN & INDIVIDU
KPI di suatu perusahaan bisa diterapkan untuk departemen maupun KPI individu (baik untuk level karyawan / staff hingga level manajer). KPI individu juga berfungsi sebagai indikator2 kepatuhan kinerja karyawan.
Sedangkan KPI per departemen berarti adalah KPI yang disusun untuk satu departemen tertentu, guna mengukur pencapaian kinerja dalam satu organisasi (departemen).
EVALUASI KPI
KPI perlu dilakukan evaluasi. Evaluasi dalam KPI berguna untuk melihat apakah ada kinerja yang belum tercapai, sehingga dapat diketahui penyebabnya dan dilakukan tindakan perbaikan guna mencapai tujuan organisasi.
Evaluasi KPI hendaknya dilakukan paling lama 3 bulan sekali (setiap triwulan). Ada baiknya evaluasi KPI juga bisa dilakukan per bulan jika memungkinkan.
Itulah pengertian dan contoh Key Performance Indicator. Pada pembahasan2 selanjutnya, kita akan masuk ke praktik langsung cara menyusun dan menentukan indikator2 dalam KPI.
0 comments:
Post a Comment