Key Performance Indicator: Cara Menghitung Skor KPI

Di web Bahas Ekonomi, kita sudah membahas secara detail langkah-langkah menyusun Key Performance Indicator (KPI) perusahaan, beserta contoh-contohnya. Anda bisa pelajari kembali disini: Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) - Bagian I dan Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) - Bagian II.

Setelah anda menyusun KPI, anda harus bisa menghitung skor KPI. Karena KPI ini ibarat penilaian alias rapor kinerja setiap divisi perusahaan, maka harus ada ukuran kinerja yang jelas. 

Ukuran ini bisa dilihat dari skor KPI yang berhasil maupun belum berhasil dicapai oleh setiap divisi (perbandingan capaian vs target awal). Nah, di pos ini kita akan membahas cara menghitung skor KPI. 

Jadi pos ini masih merupakan lanjutan dari pos-pos sebelumnya. Kita masih gunakan contoh KPI yang sama, yaitu KPI untuk departemen HRD. Dari KPI departemen HRD tersebut, didapatkan pencapaian KPI selama triwulan I (triwulan pertama, yaitu capaian bulan Januari-Maret) adalah sebagai berikut: 

Catatan: Angka pencapaian diatas hanyalah angka contoh, bukan angka riil perusahaan. Angka pencapaian setiap divisi, harus disesuaikan dengan data riil perusahaan anda masing-masing, disertai lampiran data pencapaian setiap departemen.  

Setelah anda memasukkan angka pencapain, maka SKOR KPI dapat dihitung. Skor KPI bisa anda lihat pada tanda persegi biru diatas. Dapat disimpulkan, skor KPI akhir HRD mendapatkan nilai 98 (tanda lingkaran yang di kanan). 

Sekarang kita akan masuk ke cara menghitung skor KPI.  

MENGHITUNG SKOR KPI (SKOR MIN)

KPI MIN (Minimal), artinya semakin rendah pencapaian, skornya semakin tinggi (kita sudah bahas di pos sebelumnya). Rumus menghitung skor akhir KPI MIN adalah: 

(Target / Capaian) x Bobot KPI 

Anda juga bisa menghitung skor KPI dengan cara seperti ini: 

(Target / Capaian) x 100%

Kita bisa lihat contoh KPI HRD poin 6, yaitu Karyawan Tidak Efektif, di mana HRD memperoleh skor KPI sebesar 92 dan skor akhir KPI = 18,3. Angka skor 18,3 ini didapatkan dari: 

(22/24) x 20 = 18,3. 

Sedangkan angka skor KPI 92 didapatkan dari = (Target / capaian) * 100 = (22/24) * 100 = 92. 92 ini artinya nilai KPI masih belum mencapai skor 100 alias masih berada dibawah target. 

KPI Karyawan Tidak Efektif menggunakan perhitungan diatas (KPI MIN), karena semakin rendah / kecil angka karyawan tidak efektif, pencapaian HRD semakin bagus, sehingga skornya semakin besar.   

MENGHITUNG KPI (SKOR MAX)  

KPI MAX (Maksimal) berarti semakin besar angka pencapai, skor-nya semakin tinggi. Cara menghitung skor KPI MAX adalah sebagai berikut: 

(Capaian / Target) x Bobot KPI 

Anda juga bisa menghitung skor KPI dengan cara seperti ini: 

(Capaian / Target) x 100%

Kita bisa lihat contoh KPI HRD poin 2, yaitu Jumlah Karyawan yang Mengikuti Kompetensi. Untuk poin ini, ditetapkan KPI MAX, karena semakin banyak pelatihan yang diberikan, skor KPI HRD juga semakin bagus. 

Pada KPI Jumlah Karyawan yang Mengikuti Kompetensi, HRD mendapatkan skor KPI 92, dan skor akhir KPI = 9,2. Angka 9,2 ini diperoleh dari perhitungan sebagai berikut: 

(60 / 65) x 10 = 9,2. 

Sedangkan skor 92 diperoleh dari capaian / target x 100 = 60 / 65 x 100 = 92. 

60% adalah pencapaian jumlah karyawan yang ikut training. Angka 65% adalah target total karyawan yang mendapatkan pelatihan kompetensi. Sedangkan 10 merupakan bobot KPI untuk poin nomor 2. 

MENENTUKAN BOBOT dalam SKORING KPI 

Kini anda sudah paham cara menghitung skor KPI secara simpel dan mudah. Sekarang kita akan bahas cara menentukan bobot KPI. Setiap poin KPI, pasti ada bobot-nya. Semakin besar bobot KPI, semakin besar juga pengaruhnya terhadap skoring. 

Kalau teman-teman lihat contoh KPI HRD diatas, disana bisa kita lihat bobot KPI (%), dengan nilai bobot yang berbeda-beda. Berikut cara menentukan bobot KPI untuk skoring: 

1. Total bobot KPI harus 100 

Total nilai bobot KPI harus 100, tidak boleh lebih maupun kurang. Karena ini akan mempengaruhi skoring KPI nanti. 

1. Bobot KPI ditentukan dengan pertimbangan masing-masing 

Jika satu departemen memiliki 5 poin KPI, maka bobot KPI tidak harus dipukul rata (@20 poin untuk setiap KPI). Anda bisa memberikan poin di KPI tertentu dengan bobot lebih besar apabila KPI tersebut dianggap memberikan dampak signifikan pada perusahaan. 

2. Semakin penting indikator KPI, bobot semakin besar

Jika berdasarkan pertimbangan tertentu anda menganggap ada KPI yang dinilai sangat penting untuk departemen tersebut, anda bisa memberikan bobot KPI yang lebih besar. Idealnya memang bobot KPI diberikan berdasarka 'level' KPI-nya, tidak hanya sekedar 'dipukul rata'.

MENENTUKAN BATAS SKOR KPI MAKSIMAL

Seperti kita ketahui, skor KPI dihitung dengan cara membandingkan capaian dengan target dikalikan 100%. Sedangkan skor KPI akhir dihitung dengan membandingkan capaian dengan target dikalikan dengan bobot KPI. 

Terkadang pencapaian suatu departemen bisa melebihi target KPI-nya, sehingga skor KPI bisa diatas 100. Sebagai contoh, pada KPI HRD diatas skor untuk Turnover Karyawan adalah 119. 

Karena target KPI-nya adalah 2,5%, sedangkan HRD dapat menurunkan Turnover menjadi 2% saja, sehingga skor KPI-nya = (2,5 / 2) * 100 = 119. 19 ini merupakan nilai lebih dari pencapaian HRD karena HRD berhasil mencapai kinerja diatas target. 

Namun demikian, sebaiknya skor KPI juga harus ditentukan batas maksimalnya. Hal ini karena nilai KPI juga harus ditetapkan secara realistis. Skor maksimal KPI bisa ditetapkan di angka 110 atau 150 atau sesuai dengan kebijakan masing-masing perusahaan. 

Sebagai contoh, jika perusahaan menetapkan skor KPI maksimal adalah 150, maka jika ada indikator KPI yang skor capaiannya melebihi 110, skor KPI harus dikunci di angka 110. 

Hal ini bertujuan agar range skor KPI tidak terlalu jauh, sehingga KPI dapat dievaluasi dan bisa lebih mencerminkan skor lebih objektif. Misalnya anda bisa perhatikan contoh tabel berikut:  

Cara menghitung skor KPI

Jika skor KPI tidak ada batas maksimal, suatu departemen bisa memperoleh skor KPI overall 115,4. Skor 115,4 ini tentu sangat bagus, karena nilainya sudah diatas 100. Padahal ada dua indikator KPI yang skor-nya hanya mencapai 57 dan 65. Harusnya capaian ini masih sangat kurang dan perlu dievaluasi. 

Tapi kalau ada batasan skor maksimal KPI, di mana skor maksimal misalnya ditetapkan hanya 110, maka nilai rata-rata KPI adalah 88,4 saja. Disini kita bisa melihat kekurangan2 indikator yang belum tercapai, sehingga skor KPI lebih mencerminkan kinerja departemen. 

Itulah cara menghitung skor KPI. Semoga bermanfaat untuk anda. Di pos-pos selanjutnya, kita akan bahas lebih detail tentang contoh-contoh KPI untuk setiap departemen.