Contoh KPI Gudang (Logistik)

Sebagian perusahaan, khususnya yang bergerak di bidang industri manufaktur dan jasa penyimpanan dokumen, pasti memiliki GUDANG. Bagi perusahaan, gudang digunakan sebagai sarana tempat penyimpanan barang. 

Gudang atau biasa disebut dengan bagian Logistik / warehouse memiliki peran sangat penting di perusahaan, karena kualitas penyimpanan barang di gudang, ketepatan, akurasi penyimpanan barang sangat mempengaruhi nilai jual suatu barang ketika diproduksi.  

Selain itu, penyimpanan barang di gudang yang baik juga meminimalkan perusahaan dari kerugian secara material. Nah, untuk mengukur kinerja divisi logistik, maka bagian gudang harus memiliki Key Performance Indicator (KPI). 

KPI ini akan mengukur keberhasilan bagian logistik dalam melakukan manajemen gudang, sehingga dapat memberikan kontribusi bagi peningkatan profit perusahaan. 

Bagaimana cara menyusun KPI Gudang? Indikator-indikator kinerja kunci apa saja yang harus dimasukkan? Berikut contoh KPI gudang / logistik yang bisa anda adopsi untuk perusahaan anda: 

Contoh KPI Gudang

Catatan: Angka target KPI diatas hanyalah ilustrasi. Anda bisa menyesuaikan angka target sesuai dengan kondisi di perusahaan masing-masing. 

Oke, berikut penjelasan untuk masing-masing area kerja indikator KPI Gudang: 

1. Jumlah barang rusak di gudang

Gudang harus memiliki manajemen penyimpanan barang yang baik. Jangan sampai barang-barang yang disimpan di gudang mengalami kerusakan padahal masih belum masuk di masa expired. 

Kerusakan barang di gudang bisa mencakup barang dimakan rayap, tikus. Ataupun kesalahan tenaga kerja gudang dalam memindahkan barang, sehingga barang pecah karena jatuh. Atau kemasan yang disimpan di gudang rusak. 

Bagian logistik harus mampu menyediakan sarana penyimpanan barang yang layak, dan melatih tenaga kerja logistik supaya bisa meminimalkan kerusakan-kerusakan barang, sebab kerusakan tersebut tentu dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan. 

Admin logistik harus memiliki catatan mengenai barang-barang apa saja yang mengalami kerusakan di gudang, sehingga bisa diketahui nominal kerugiannya, serta digunakan sebagai bahan evaluasi. 

Oleh karena itu, ukuran ini bisa dimasukkan ke dalam KPI gudang. Satuannya bisa diukur dalam persentase atau item. Misalnya di tahun lalu terdapat 12 item kerusakan barang. Maka di tahun ini, logistik ditargetkan untuk menurunkan kerusakan barang maksimal menjadi 7 item. 

Jika logistik berhasil menurunkan angka kerusakan barang di gudang, maka KPInya semakin bagus. Demikian juga sebaliknya. 

2. Labor cost logistik 

Labor cost logistik dapat dihitung dengan: Jumlah gaji pekerja gudang / jumlah barang yang dikeluarkan dari gudang untuk dikirim (finished good yang dikeluarkan dalam Kg).

Divisi gudang harus mampu memaksimalkan efektivitas kerja di bagian logistik, khususnya untuk pengeluaran barang yang akan dikirim (area kinerja utama logistik). 

Karena semakin efektif dan cepat pengeluaran barang yang dilakukan, labor cost/ kg logistiknya juga pasti turun. Katakanlah tenaga kerja gudang membutuhkan waktu Rp1 jam untuk mengeluarkan barang produk jadi dari gudang sebanyak 100 kg. 

Tapi ternyata tenaga kerja gudang kurang tanggap, kurang cepat dalam mengeluarkan barang. Dengan pelatihan2, evaluasi kerja, akhirnya tenaga kerja logistik hanya membutuhkan waktu 45 menit untuk mengeluarkan produk jadi sebanyak 100 kg. 

Otomatis labor cost / kg-nya turun, sehingga terjadi efisiensi kinerja bagian logistik. Semakin rendah labor cost logistik / kg, maka KPI-nya juga semakin bagus. Demikian juga sebaliknya.  

3. Stock accuracy 

Stock accuray merupakan kesesuaian antara barang fisik di gudang dengan pencatatan di program. Stock accuracy sangat penting, karena hal ini menunjukkan bahwa barang yang ada di gudang memang sesuai dengan pencatatan yang ada. 

Kalau secara pencatatan terdapat 10 item barang, tetapi barang fisik di gudang hanya ada 9 item, pertanyaan kemanakah 1 item ini? 

Atau sebaliknya, jika barang di gudang ada 11 item tapi pencatatannya hanya 10 item, maka kinerja admin logistik dalam pencatatan maupun personil gudang juga dipertanyakan. 

Tujuan stock accuracy juga untuk memastikan keakuratan dan pengawasan barang. Jangan sampai terjadi kehilangan barang di gudang, yang menyebabkan pencatatan dan barang fisik berbeda. 

Ukuran KPI Stock Accuracy bisa diukur dalam persentase (%) menggunakan laporan stock opname bulanan.  Katakanlah divisi gudang diberikan target stock accuray harus 100%. Artinya gudang harus berupaya supaya angka2 pencatatan barang sesuai dengan jumlah fisiknya, jangan sampai ada penyimpangan.   

4. Efisiensi waktu kecepatan bongkar muat 

Untuk perusahaan yang membutuhkan bahan baku, bahan pengemas buat membuat produk. Maka perusahaan perlu mendatangkan barang-barang tersebut untuk disimpan di dalam gudang. 

Pada saat bahan baku dan bahan pengemas datang ke gudang, tenaga kerja gudang perlu melakukan bongkar muat barang sebelum dimasukkan di gudang. 

Kecepatan waktu bongkar muat juga harus diperhatikan oleh manajer gudang, karena semakin cepat waktu yang diperlukan untuk bongkar muat, semakin efisiensi pekerjaan yang ada di gudang. 

Apalagi jika perusahaan menggunakan tenaga kerja borongan atau manol, di mana semakin lama bongkar muat dilakukan, hal ini akan memberikan tambahan cost untuk membayar pekerja. Manajemen efisiensi bongkar muat harus dilakukan manajer gudang. 

Semakin cepat bongkar muat barang dilakukan, maka KPI gudang juga semakin bagus. Demikian pula sebaliknya. 

5. Manajemen retur 

Retur barang juga dapat menyebabkan kerugian dari segi material, karena barang yang di-retur terutama karena rusak (rusak kemasan, barang rusak karena penyimpanan yang kurang baik), tentu tidak akan bisa dijual. 

Logistik harus memiliki manajemen retur, yaitu upaya untuk meminimalkan retur barang oleh buyer. Satuan KPI-nya bisa dalam item. Katakanlah tahun lalu terdapat 20 item barang retur, tahun ini target KPI-nya hanya 10 item maksimal. 

6. Kesesuaian pengiriman barang  

Salah satu tugas utama departemen gudang adalah untuk mengirimkan barang kepada buyer. Gudang harus memiliki ketelitian dalam mengeluarkan barang sesuai dengan surat jalan yang disepakati. 

Jika buyer membeli 50 item, maka bagian gudang harus mengirimkan barang sebanyak 50 item sesuai dengan surat jalan. Jangan sampai terjadi ketidak-sesuaian dalam pengiriman barang. 

Misalnya barang yang diminta 50 item, namun yang dikirim hanya 49 item. Tentu hal ini akan menimbulkan protes dari buyer, dan berdampak pada perusahaan juga. 

Jadi, kesesuaian pengiriman barang juga harus menjadi fokus bagian logistik. Target KPI-nya bisa diberikan dalam bentuk persentase. Semakin tinggi kesesuainnya, tentu kinerja logistik semakin bagus. 

Itulah contoh KPI gudang dan penjelasannya. Anda bisa gunakan KPI tersebut untuk kebutuhan perusahaan anda, sehingga kinerja bagian warehouse dapat diukur lebih akurat.