Contoh KPI HRD & Penjelasannya

Divisi Human Resources and Development (HRD) memegang peranan penting di sebuah perusahaan. Semua hal yang berkaitan dengan tenaga kerja, perekrutan, pencarian bakat-bakat tenaga kerja perusahaan, pelatihan2 dipegang oleh divisi HRD. 

Dalam perusahaan, HRD harus memiliki Key Performance Indicator (KPI), sehingga bisa digunakan untuk mengukur kinerja divisi tersebut. Keberhasilan HRD dalam mencapai KPI-nya juga merupakan keberhasilan perusahaan dan karyawan. 

Lalu, apa saja yang dapat dimasukkan dalam KPI departemen HRD? Banyak yang masih bingung bagaimana cara menyusun dan memasukkan kinerja pada KPI HRD.  

Oleh karena itu, pada pos ini kita akan membahasnya lebih detail. Berikut adalah contoh KPI HRD dan penjelasannya:  

Contoh KPI HRD

Catatan: Angka target dan bobot KPI diatas hanyalah contoh. Anda bisa menyesuaikan target KPI sesuai dengan kondisi di perusahaan masing-masing.  

Berikut adalah penjelasan program kerja untuk setiap poin KPI HRD: 

1. Penyediaan tenaga kerja (rekrutmen)

HRD memiliki kewajiban untuk menyediakan tenaga kerja alias rekrutmen karyawan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dalam hal ini, HRD harus mampu menyediakan tenaga kerja sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan manajemen. 

Karena tidak bisa dipungkiri bahwa kekurangan tenaga kerja juga sangat mempengaruhi produktivitas perusahaan. HRD harus mampu menyediakan tenaga kerja sesuai kualifikasi dan sesuai dengan batas waktu. 

Jika manajemen meminta HRD untuk bisa selalu menyediakan tenaga kerja katakanlah maksimal 6 hari, maka HRD harus dapat memenuhi target tersebut. Sehingga ketepatan waktu (hari) penyediaan tenaga kerja bisa menjadi KPI HRD.  

2. Jumlah karyawan yang mengikuti training kompetensi 

HRD harus memberikan pelatihan-pelatihan pada para karyawan di perusahaan. Pelatihan2 (training) bertujuan untuk meningkatkan kompetensi karyawan, sehingga dengan adanya pelatihan diharapkan produktivitas meningkat, karyawan mengetahui lebih banyak solusi dalam setiap permasalahan yang dihadapi di divisinya. 

Jangan sampai karyawan tidak diberikan pelatihan apapun. Jadi, HRD dapat diberikan KPI untuk memberikan pelatihan kompetensi pada karyawan. Ukuran target KPI bisa dilihat dari seberapa banyak (%) karyawan yang sudah mengikuti kompetensi sesuai job desc-nya dibandingkan dengan yang belum.

3. Komposisi tenaga kerja produktif 

Terutama untuk industri manufaktur yang padat karya, KPI tentang tenaga kerja produktif ini sangat diperlukan. Karena semakin banyak tenaga kerja tidak produktif, hal ini dapat berdampak besar pada output yang dihasilkan. Pada akhirnya juga mempengaruhi omzet perusahaan.  

Jadi HRD harus memiliki program2 pensiun secara berkala, program regenerasi karyawan, dan menganalisa setiap usia tenaga kerja di perusahaan. 

KPI tentang komposisi tenaga kerja produktif dapat diukur dengan melihat komposisi perbandingan usia produktif dengan usia yang mulai kurang dan tidak produktif. 

Sebagai contoh, HRD harus memenuhi target KPI komposisi tenaga kerja produktif dibandingkan yang mulai masuk usia kurang produktif adalah 60%. Klasifikasi tenaga kerja produktif dan kurang produktif dapat diukur dari kebijakan perusahaan2 masing-masing. 

Sebagai contoh, perusahaan bisa menetapkan tenaga kerja produktif adalah rentang usia 20-44 tahun. Sedangkan usia yang mulai kurang produktif adalah 45 tahun keatas. Maka, di dalam perusahaan, HRD bisa menetapkan komposisi usia produktif lebih besar sesuai target KPI-nya. 

4. Great employee turnover 

HRD hendaknya memiliki program2 pelatihan, insentif karyawan, dan kebijakan2 perusahaan, kemampuan menciptakan lingkungan kerja yang baik supaya dapat meminimalkan turnover karyawan. 

Sebisa mungkin perusahaan mempertahankan karyawan yang dianggap memiliki kinerja baik (great employee), supaya perputaran great employee tersebut ditekan semaksimal mungkin.

Dalam hal ini, HRD bisa diberikan target KPI misalnya, great employee turnover harus berada dibawah 2,5% untuk rata-rata per tahun. Jika mencapai target, maka dapat dikatakan KPI HRD mencapai skor (ada pencapaian). 

5. Kedisiplinan karyawan 

Dalam perusahaan, HRD harus bisa memberikan kebijakan2, punishment maupun pelatihan2 untuk meningkatkan level kedisiplinan karyawan. Dalam KPI, kedisiplinan karyawan bisa diukur salah satunya dari keterlambatan kehadiran karyawan. Satuannya bisa dalam menit/bulan. 

Semakin sedikit keterlambatan kehadiran, maka KPI HRD semakin baik. Jika departemen HRD berhasil menurunkan tingkat keterlambatan kehadiran melalui program kedisiplinan karyawan dan mencapai target KPI yang ditetapkan, maka KPI HRD tercapai.

6. Karyawan tidak efektif 

Karyawan tidak efektif merupakan perbandingan jumlah karyawan yang sakit & izin dibandingkan total karyawan. Satuannya bisa dalam persentase. Intinya, semakin kecil jumlah karyawan tidak efektif, maka skor KPI semakin besar. 

HRD perlu menyusun program2 untuk mengurangi tingkat karyawan tidak efektif, seperti program pensiun bagi tenaga kerja yang sudah tidak produktif, pelatihan2 tentang kecelakan kerja, dan koordinasi dengan setiap departemen untuk menekan jumlah karyawan sakit & izin.  

7. Employee Satisfaction Level 

Berkaitan dengan level kepuasan karyawan setiap departemen terhadap kinerja HRD. Pada akhir bulan, karyawan dapat mengisi semacam angket atau survei yang berisi penilaian kinerja pelayanan HRD, misalnya menilai efektivitas kebijakan2 HRD, program2 pelatihan HRD dan lain2.  

Ukuran KPI ini bisa diberikan bentuk skor 1-100 atau skala likert 1-5. Semakin tinggi nilai kepuasan karyawan terhadap departemen HRD, maka skor KPI HRD semakin bagus. 

8. Perubahan produktivitas kerja sebelum dan setelah pelatihan 

Dari program pelatihan karyawan yang diberikan HRD, maka dapat diukur perubahan produktivitas kerja sebelum pelatihan vs sesudah pelatihan. 

Hal ini bisa diukur, misalnya karyawan A sebelum pelatihan mampu menghasilkan produk 10 kg sehari. Setelah pelatihan, karyawan A mampu menghasilkan produk 12 kg sehari. Maka terdapat peningkatan produktivitas kerja sebesar 20%. 

KPI produktivitas kerja ini bisa diukur dengan persentase, yaitu perubahan produktivitas sebelum dan setelah. Semakin tinggi persentasenya, maka KPI HRD semakin bagus. 

KPI produktivitas kerja juga bisa diukur dari penurunan rata2 jam lembur karyawan. Katakanlah sebelum pelatihan komptensi, karyawan sering lembur sampai 3 jam. Setelah adanya pelatihan lembur rata2 turun jadi 1,5 jam. 

Itulah contoh KPI HRD beserta penjelasan detailnya. Anda bisa adopsi KPI tersebut untuk perusahaan anda. Semoga bermanfaat.