Contoh KPI Departemen Purchasing

Suatu perusahaan pasti membutuhkan divisi pembelian (purchasing). Tugas utama divisi purchasing adalah membeli barang dari pihak ketiga, uuntuk membeli kebutuhan perusahaan dan departemen lain yang memerlukan. 

Dalam praktikknya, purchasing tidak hanya bertugas membeli barang. Namun purchasing juga harus dapat melakukan koordinasi dengan setiap departemen, melakukan validasi akan akan kebutuhan barang, memastikan bahwa barang yang dibeli adalah barang yang memang benar-benar digunakan, sehingga meminimalkan jumlah barang tidak bergerak. 

Purchasing juga harus bisa mencari pihak ketiga yang mampu memberikan harga bersaing (cost efficiency) dengan tetap memperhatikan kualitas harga. Dan purchasing harus dapat koordinasi dengan pihak ketiga supaya barang yang dibeli sesuai kebutuhan perusahaan bisa datang tepat waktu serta digunakan buat memenuhi kebutuhan organisasi. 

Artinya, tugas departemen purchasing bukanlah tugas yang simpel. Tim purchasing harus dapat melakukan analisa pembelian, ukuran ketepatan waktu yang diperhatikan dan kemampuan koordinasi yang bagus dengan departemen lain. 

Sehingga, ukuran keberhasilan kinerja purchasing harus dapat dinilai melalui indikator performa kunci atau Key Performance Indicator (KPI). 

Di pos ini, kita akan bahas contoh KPI purchasing yang juga bisa anda adopsi untuk kebutuhan perusahaan masing-masing. Berikut contoh KPI departemen purchasing:   

KPI Purchasing

Keterangan: Angka capaian tahun lalu dan target KPI adalah angka contoh. Anda harus menyesuaikan dengan capaian dan target masing2 di perusahaan anda. Angka capaian tahun adalah dasar buat menentukan target KPI tahun berjalan. 

Min berarti semakin kecil angka pencapaian, maka semakin tinggi skor KPI-nya. Sebaliknya Max berarti semakin besar angka pencapaian KPI, semakin tinggi skor KPI. 

Berikut penjelasan untuk setiap KPI departemen purchasing: 

1. Ketepatan waktu barang datang

Setelah pesanan pembelian disetujui, purchasing harus dapat melakukan koordinasi dengan pihak ketiga untuk membeli dan mendatangkan barang tepat waktu. Ketepatan waktu ini akan menjadi ukuran kinerja purchasing. 

Semakin cepat / tepat waktu purchasing bisa mendatangkan barang sesuai target KPI, maka skor pencapaian departemen purchasing juga semakin bagus. Demikian pula sebaliknya.  

2. Goods quality standards (Standar kualitas barang) 

Purchasing harus dapat mendatangkan barang sesuai dengan kualitas dan sesuai pesanan. Artinya, jangan sampai barang yang datang adalah barang yang rusak atau ada cacat. Hal ini sangat penting terutama pada industri manufaktur yang sering memesan bahan baku atau barang-barang packaging. 

Dalam hal ini, purchasing harus bisa melakukan koordinasi dengan pihak ketiga terkait barang yang akan dipesan, dan standar barang. Ukuran KPI ini diukur dengan jumlah item, yaitu berapa barang yang mengalami kerusakan saat datang, dan yang tidak sesuai spesifikasi. 

Tentunya, semakin sedikit jumlah item yang rusak dan tidak sesuai spesifikasi, maka pencapaian KPI departemen purchasing juga semakin bagus. 

3. Persentase harga beli vs harga pasar 

KPI ini berkaitan dengan cost efficiency. Dalam membeli barang, purchasing harus dapat mencari pihak ketiga yang dapat memberikan harga beli barang lebih murah, namun dengan tetap memperhatikan kualitas. 

KPI ini sangat diperlukan pada perusahaan berbasis manufaktur, yang membutuhkan bahan baku dan bahan packaging. Ukuran KPI ini bisa diberikan dengan perbandingan persentase harga beli vs harga pasar. 

Semakin rendah harga beli dibandingkan harga pasar, maka hal ini menunjukkan bahwa divisi purchasing telah berhasil mendatangkan, koordinasi dan mendapatkan barang dengan harga yang lebih murah (cost efficiency)  

4. Jumlah supplier yang telah diakreditasi 

Kualitas supplier / pihak ketiga sangat penting dalam mengukur kualitas. Divisi purchasing harus dapat mencari supplier yang telah memiliki akreditasi, yaitu penilaian kualitas melalui audit eksternal. 

Supplier yang telah diakreditasi tentu akan menjalankan praktik2 bisnis yang lebih sehat, dan juga menguntungkan buat perusahaan. Sehingga penting untuk mengutamakan supplier yang punya akreditasi bagus.  

Ukuran KPI ini bisa dilakukan dengan satuan jumlah, yaitu seberapa banyak supplier perusahaan yang sudah diakreditas melalui penilaian auditor eksternal. Semakin banyak, maka semakin bagus. 

5. Waktu siklus pesanan pembelian 

Siklus pesanan pembelian adalah kecepatan waktu pembelian dalam memenuhi kebutuhan pembelian. Jadi waktu siklus pesanan pembelian adalah rata-rata waktu yang dibutuhkan purchasing pada saat ada permintaan pembelian dari departemen lain atau dari manajemen perusahaan, sampai diajukan dan ditempatkan ke pesanan pembelian. 

Ukuran KPI ini bisa dihitung dengan jarak waktu ketika penempatan pesanan pembelian dengan pada saat mengajukan permintaan pesanan. Satuannya dalam hari atau jam. Semakin cepat purchasing memprosesn dan memasukkan permintaan kedalam pesanan pembelian, maka skor KPI-nya juga semakin bagus. 

Sebaliknya jika pesanan pembelian semakin lama diproses, hal ini menunjukkan bahwa ada hal-hal yang harus dievaluasi dari tim purchasing. 

6. Kepuasan departemen penilai atau manajemen terhadap purchasing 

Purchasing pasti akan sering melakukan koordinasi dengan bagian /departemen lain, termasuk manajemen secara langsung. Sehingga, penilaian kepuasan departemen lain atau manajemen terhadap purchasing bisa menjadi ukuran yang dimasukkan dalam KPI pembelian. 

Ukurannya bisa dalam skor 1-100 atau skala likert 1-5 (Semakin tinggi, maka skor KPI juga semakin bagus). Setiap triwulan atau semester, departemen2 yang berhubungan dengan purchasing bisa diberikan angket atau survei untuk menilai kepuasan kinerja departemen pembelian. 

Itulah contoh KPI departemen purchasing dan penjelasannya. Anda bisa gunakan untuk kepentingan di perusahaan masing-masing.