Contoh KPI untuk Staff Administrasi

Setiap perusahaan membutuhkan divisi administrasi untuk melancarkan pekerjaan dan urusan administrasi, urusan pekerjaan-pekerjaan back office. Menjadi staff administrasi dibutuhkan ketekunan, ketelitian, dan ketepatan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya di suatu organisasi. 

Jadi intinya, tugas utama administrasi adalah memastikan segala urusan yang berkaitan dengan administasi kantor dapat berjalan dengan baik. Oleh karena itu, divisi administrasi harus memiliki Key Performance Indicator (KPI), sehingga divisi administrasi dapat dinilai efektifitas performa kinerjanya di suatu perusaahan. 

Administasi memegang peranan penting di perusahaan. Jadi performa kinerja administrasi harus dapat dinilai, dievaluasi dan ditingkatkan atau dipertahankan. Untuk menilai semuanya itu, dibutuhkan KPI. 

Sebelum masuk ke contoh KPI untuk staff administrasi, ada baiknya anda memahami terlebih dahulu tugas-tugas alias job desc utama untuk departemen administrasi. Hal ini akan memudahkan anda untuk memahami KPI yang harus dimasukkan buat divisi atau staff administrasi. Berikut job desc administrasi perusahaan: 

1. Mengelola dokumen 

Administrasi harus mengelola dokumen perusahaan, yaitu dokumen2 yang berkaitan dengan laporan keuangan, notulen rapat, surat-surat penting perusahaan dan lain-lain. Kerapian, kemampuan menata dokumen dan ketelitian sangat dibutuhkan dalam pekerjaan ini. 

2. Melakukan arsip dokumen 

File-file di dalam kantor pasti sangat banyak, mulai dari file transaksi keuangan, bukti-bukti transaksi, nota, surat jalan, laporan keuangan dan lain-lain. Seorang staff administrasi harus bisa melakukan arsip data-data fisik tersebut.

Selain itu, staf administrasi harus bisa melakukan arsip data elektronik juga. Data-data transaksi di program keuangan, seperti transaksi persediaan, kas, pembelian, penjualan, nota elektronik dan sebagainya harus dimasukkan dalam folder yang telah diarsip secara terstruktur. 

3. Entri data

Entri data elektronik seperti memasukkan transaksi, kas, surat jalan, data-data konsumen, data supplier ke dalam program juga merupakan tugas seorang administrasi. Perlu adanya ketelitian dalam memasukkan data-data ke dalam program, agar tidak terjadi kesalahan dalam pencatatan transaksi di laporan keuangan nantinya.   

4. Koordinasi kebutuhan peralatan kantor 

Administrasi perlu koordinasi dengan departemen lain untuk menyediakan kebutuhan peralatan kantor, yaitu alat-alat tulis kantor, kebutuhan pekerjaan di kantor dapat terpenuhi dengan baik. 

5. Menyiapkan segala akomodasi untuk pekerjaan dinas

Menyiapkan surat jalan, kendaraan, tiket, koordinasi biaya akomodasi, kebutuhan dan penginapan jalan dinas juga merupakan tugas yang harus dilakukan oleh seorang administrasi. 

Baik staff divisi lain maupun atasan yang memiliki kewajiban untuk pekerjaan dinas, bagian administrasi harus koordinasi untuk menyiapkan kebutuhan akomodasi yang diperlukan. 

6. Membuat agenda kantor 

Jika ada rapat antar divisi, rapat antar pimpinan perusahaan, kebutuhan penggunaan ruang rapat, jadwal agenda rapat, jadwal meeting dengan klien, menyiapkan keperluan meeting, menyambut klien merupakan job desc departemen administrasi. 

7. Melakukan rekap data 

Data-data yang ada di kantor, hendaknya di rekap kembali menjadi lebih rapi, terutama jika administrasi menemukan data-data yang tidak beraturan, sehingga memudahkan untuk dicari dan dilakukan pengecekan kembali apabila dibutuhkan. 

Menentukan KPI untuk divisi administrasi memang agak "abu-abu", karena hampir tidak ada ukuran kuantitatif yang dapat dilihat secara langsung. Tetapi dari job desc divisi administrasi, dapat dibuatkan KPI yang berkaitan dengan pekerjaan utamanya. 

Buat anda yang sedang mencari contoh cara membuat KPI buat staff administasi, berikut contoh KPI untuk staff administrasi:

Contoh KPI untuk Staff Administrasi

Catatan: 

Min = Semakin kecil angka capaian, maka semakin tinggi skor-nya.

Max = Semakin besar angka capaian, maka semakin tinggi skor-nya.

Angka capaian dan target KPI diatas adalah contoh. Anda bisa mengubahnya sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Anda juga boleh memodifikasi ataupun menambahkan indikator KPI staff administrasi berdasarkan job desc administrasi yang relevan dengan kondisi perusahaan. 

Berikut penjelasan masing-masing untuk setiap poin KPI staff administrasi: 

1. Persentase pekerjaan administrasi yang dilakukan tepat waktu

Pekerjaan yang terkait dengan entry data, arsip data tentu harus ada deadline (tenggat waktu)-nya. Pekerjaan-pekerjaan ini bisa dinilai ketepatan waktunya dalam satuan persentase. 

Semakin tepat waktu staff administrasi bisa menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya, maka skor KPI akan semakin bagus. Demikian pula sebaliknya. 

2. Jumlah keluhan divisi terhadap administrasi 

Keluhan departemen lain, atau bahkan dari level manajemen terhadap ketidak-tepatan atau ketidaksesuaian kinerja administrasi, misalnya kesalahan administrasi dalam entry data, atau arsip data tidak dilakukan dengan baik... 

Hal ini bisa menjadi salah satu indikator kinerja staff administrasi. Semakin sedikit jumlah keluhan divisi lain atau manajemen terhadap administrasi, maka kinerja administrasi dapat dikatakan semakin baik (Nilai KPI semakin bagus). 

3. Entry data tepat waktu 

Entry data yang dilakukan oleh staff administrasi sangat berpengaruh terhadap kelancaran operasional perusahaan. Oleh karena itu, entry data juga harus diberikan deadline. Ketepatan waktu dalam melakukan entry data sesuai batas waktu yang ditentukan bisa menjadi nilai tambah dalam KPI staff administrasi. 

Ketepatan waktu dalam entry data bisa dinilai dalam persentase (%). Dalam KPI, target ketepatan waktu dalam entry data hendaknya selalu 100%. Jika dibawah 100%, maka skor KPI berkurang dan tentu perlu dilakukan evaluasi. 

4. Kepuasan departemen lain terhadap layanan administrasi 

Setiap akhir triwulan atau saat akan penilaian KPI, departemen lain bisa diberikan angket penilaian untuk menilai kinerja departemen administrasi, yaitu untuk menilai kepuasan departemen lain terhadap layanan departemen administrasi. 

Semakin tinggi nilai kepuasan departemen lain, tentu saja skor KPI semakin bagus dan hal tersebut menunjukkan bahwa kinerja departemen administrasi sudah sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan, serta mampu memenuhi kebutuhan departemen. 

Itulah beberapa contoh KPI untuk staff administrasi. Anda bisa menggunakan dan mengadopsinya untuk perusahaan anda masing-masing. Semoga bermanfaat.