Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) - Bagian II

Di part I sebelumnya: Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) - Bagian I, kita sudah membahas tahapan-tahapan dalam membuat Key Performance Indicator untuk suatu departemen perusahaan. 

Di pos ini, kita akan bahas lanjutan dari pos sebelumnya, yaitu kita akan lebih intens membahas cara membuat KPI, yang materi-materinya terdiri dari bahasan berikut: 

1. Contoh penyusunan KPI departemen mulai dari nol 

2. Cara menentukan setting target dalam indikator KPI 

3. Menentukan bobot tiap KPI (%)

4. Cara menghitung skor (skoring) KPI

CONTOH PENYUSUNAN KPI DEPARTEMEN     

Di Bagian I sebelumnya, kita sudah bahas contoh template KPI yang bisa digunakan buat penyusunan KPI. Sekarang kita akan langsung masuk pada contoh menyusun dan memasukkan indikator2 KPI departemen. 

Disini kita gunakan salah satu contoh cara menyusun KPI untuk departemen Human Resources Develepment (HRD). Untuk menyusun KPI suatu departemen, pertama-tama anda harus masukkan dulu indikator2 KPI yang sesuai dengan job desc dan program kerja yang sesuai dengan departemen tersebut. 

Berikut contoh KPI untuk departemen HRD: 

1. Penyediaan tenaga kerja 

Merupakan KPI yang menilai kemampuan HRD dalam menyediakan tenaga kerja sesuai dengan batas waktu yang ditentukan. Sebagai contoh, HRD memiliki target untuk menyediakan tenaga kerja sesuai kebutuhan perusahaan maksimal 6 hari. 

Maka jika HRD menyediakan tenaga kerja (rekrutmen) diatas 6 hari, KPI HRD tidak tercapai. Demikian juga sebaliknya.  

2. Jumlah karyawan yang mengikuti training / pelatihan 

HRD perlu memberikan pelatihan pada karyawan untuk meningkatkan k0mpetensi tenaga kerja di perusahaan. Semakin besar / banyak intensaitas dan jam pelatihan yang diberikan, semakin tinggi skor KPI HRD.  

3. Komposisi tenaga kerja produktif

HRD perlu melakukan perencanaan dan evaluasi tenaga kerja sebagai bagian dari KPI. Salah satunya yaitu analisa komposisi tenaga kerja produktif. HRD perlu meningkatkan komposisi tenaga kerja produktif (dibawah 40 tahun) dibandingkan tenaga kerja yang mulai masuk masa non produktif. 

Hal ini sangat penting diterapkan pada industri berbasis manufaktur, yang memproduksi bahan baku sampai barang jadi, karena komposisi tenaga kerja produktif yang besar juga mempengaruhi output.  

Jika komposisi tenaga kerja produktif dapat tercapai sesuai target, maka KPI HRD tercapai. 

4. Turnover karyawan 

HRD perlu memiliki program2 untuk meminimalkan turnover (perputaran) karyawan (persentase karyawan yang keluar / resign). Turnover juga bisa menjadi ukuran KPI HRD untuk melihat kesuksesan program HRD dalam mempertahankan karyawan.  

5. Kedisiplinan karyawan 

HRD juga perlu memiliki program untuk mengurangi angka keterlambatan karyawan. Jika angka keterlambatan karyawan turun, maka KPI HRD dapat tercapai. 

6. Karyawan Tidak Efektif (KTE)

KTE yaitu banyaknya persentase jumlah karyawan yang sakit dan izin dibandingkan jumlah karyawan, juga dapat menjadi fokus KPI HRD. HRD dapat memiliki program pensiun dan regenerasi karyawan, serta sosialisasi2 terkait kesehatan dan keselamatan kerja, guna meminimalkan jumlah KTE. 

7. Employee Satisfaction Level 

Merupakan skor kepuasan karyawan perusahaan terhadap kinerja dan kebijakan2 HRD. Semakin tinggi skor-nya, KPI HRD semakin bagus.      

Di pos-pos selanjutnya pada blog Bahas Ekonomi ini nanti, kita juga akan bahas contoh-contoh KPI lebih banyak untuk berbagai divisi perusahaan. 

Setelah menentukan indikator2 KPI suatu departemen, sekarang kita harus menentukan setting target yang menjadi program kerja departemen. Bagaimana cara setting target KPI? Baca terus poin selanjutnya. 

CARA MENENTUKAN SETTING TARGET KPI

Menentukan target KPI tidak boleh dilakukan asal-asalan. Target KPI tiap departemen harus dilakukan secara realistis, berdasarkan data-data yang ada. Ada tiga cara menentukan setting target KPI secara akurat:   

1. Parameter kuantitatif yang jelas 

Target KPI diukur dengan parameter kuantitatif dan satuan yang jelas dan dapat diukur. Sebagai contoh, KPI tentang turnover karyawan dapat diukur dengan ukuran persentase, yaitu persentase karyawan yang resign  / total karyawan * 100%. 

Dengan parameter kuantitatif yang jelas, kinerja KPI suatu departemen dapat dilihat, diukur dan dianalisa lebih jelas, sehingga benar2 dapat mencerminkan ukuran kinerja departemen tersebut. 

2. Menentukan target berdasarkan pencapaian tahun sebelumnya 

Dalam setting target KPI untuk tahun berjalan, bisa ditentukan dari data / capaian tahun sebelumnya. Sebagai contoh, tahun ini perusahaan mentargetkan turnover karyawan bisa turun menjadi 2%. 

Angka 2% ini mengacu pada angka pencapaian sebelumnya, di mana katakanlah turnover tahun sebelumnya adalah 3%. Maka berdasarkan target yang ditetapkan perusahaan, divisi HRD diberikan target untuk bisa menekan turnover menjadi 2%. 

3. Menentukan target disesuaikan kebijakan manajemen 

Angka-angka target KPI tentunya juga disesuaikan dengan kebijakan manajemen perusahaan, dengan mempertimbangkan kondisi perusahaan masing-masing, dan target yang diberikan realistis (dapat dicapai) namun challenging. 

Kembali ke contoh menyusun KPI HRD tadi, maka jika diberikan target untuk masing-masing KPI-nya, dapat anda lihat KPI HRD full seperti berikut:

 

Key Performance Indicator (KPI)

Perhatikan angka-angka target (warna kuning). Itu adalah target-target yang harus dicapai oleh departemen HRD berdasarkan indikator perfoma kunci-nya (KPI). 

Catatan: Angka target-target hanyalah contoh. Penentuan target KPI harus disesuaikan dengan kondisi perusahaan, mengacu pada tiga poin diatas itu tadi. 

Penentuan angka target berdasarkan angka capaian tahun sebelumnya. Jika angka capaian tahun sebelumnya dirasa masih bisa diturunkan atau dinaikkan targetnya, maka berdasarkan PERTIMBANGAN MANAJEMEN, target tersebut akan menjadi target KPI untuk tahun berjalan. 

Sedangkan skor MIN dan MAX pada excel KPI menunjukkan bahwa semakin kecil angka KPI (min), maka pencapaiannya semakin baik. Contohnya, semakin kecil turnover karyawan, berarti KPI HRD semakin bagus. 

Sebaliknya, angka max menunjukkan semakin besar angka KPI, pencapaian semakin baik. Contohnya, semakin tinggi skor Employee Satisfaction Customer, maka semakin bagus KPI HRD untuk poin tersebut (Skor-nya semakin tinggi). 

CARA MENGHITUNG SKOR KPI

Setelah anda selesai menentukan paramater2 KPI yang dipakai dan setting target KPI, kini anda perlu menghitung skor KPI, yaitu dengan membandingkan capaian (kinerja) dengan target. 

Cara menghitung skor KPI secara komplit, beserta rumus-rumusnya, akan kita bahas di pos tersendiri. Anda bisa pelajari disini: Key Performance Indicator: Cara Menghitung Skor KPI.