Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) - Bagian I

Di pos sebelumnya: Key Performance Indicator (KPI) Adalah: Pengertian & Contoh, kita sudah membahas tentang tentang pemahaman Key Performance Indicator (KPI), contoh dan kegunaan KPI di dalam suatu organisasi perusahaan. 

Sekarang kita akan bahas bagaimana cara membuat Key Performance Indicator (KPI). Disini kita akan membahas poin-poin berikut: 

1. Membuat Key Performance Indicator (KPI) 

2. Cara menyusun KPI dari awal 

3. Cara menentukan/ setting target KPI 

4. Cara menghitung skor KPI 

MEMBUAT KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI) 

Dalam membuat KPI, ada beberapa poin penting yang harus anda perhatikan, agar KPI yang disusun dapat dijalankan, dan benar-benar mencerminkan kinerja suatu departemen. Berikut poin2 penting yang harus diperhatikan dalam penyusunan KPI:

• Tentukan indikator-indikator yang akan dimasukkan 
• Masukkan indikator-indikator penting yang mencerminkan departemen tersebut 
• Tentukan target KPI 
• Tentukan kapan hasil KPI akan dievaluasi 

Dalam menentukan indikator2 KPi untuk departemen, hendaknya anda memperhatikan poin-poin berikut: 

1. Harus dapat diukur dengan nilai kuantitatif

KPI hendaknya bisa diukur dengan ukuran kuantitatif alias dapat dinilai. Hal ini bertujuan untuk melihat pencapaian departemen yang bersangkutan, sekaligus sebagai bahan evaluasi jika ada target yang belum dapat dicapai.

Sebagai contoh, dalam KPI departemen akunting & keuangan, harus mampu menagih piutang lebih cepat dan tepat waktu, karena hal ini berkaitan dengan kesehatan likuiditas keuangan. 

Cara mengukur pencapaian ini bisa dilihat dari perputaran piutang usaha. Apabila perputaran piutang usaha bisa mencapai target, maka salah satu indikator KPI akunting telah tercapai, dan hal ini bisa masuk dalam pencapaian kinerja. 

2. Realistis & challenging

Target KPI yang diberikan oleh setiap departemen harus realistis (dapat dan memungkinan untuk dicapai sesuai dengan kondisi perusahaan) namun tetap menantang (challenging). Sehingga departemen terpacu untuk meningkatkan performa kinerjanya. 

 

3. Mencerminkan kinerja departemen

Setiap indikator KPI hendaknya benar-benar mencerminkan kinerja departemen yang bersangkutan, sehingga pencapaian departemen tersebut dapat diukur secara akurat dan realistis. 

Sebagai contoh, KPI tentang peningkatan penjualan lebih cocok diterapkan pada divisi Marketing. Kalau KPI penjualan diberikan pada departemen produksi, maka KPI tersebut justru tidak dapat menggambarkan pencapaian riil departemen produksi. 

CARA MENYUSUN KPI DARI AWAL  

KPI dapat disusun menggunakan format excel manual. Contohnya template KPI excel untuk KPI 3 bulanan (per triwulan) seperti berikut: 

Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI)

Diatas adalah contoh template KPI dalam excel. Anda bisa adopsi untuk kebutuhan KPI di perusahaan anda. Berikut penjelasan untuk setiap matriks: 

1. Area Kinerja Utama

Merupakan Key Performance Indicator yang akan dimasukkan untuk setiap departemen. 

2. Program Kerja 

Merupakan penjelasan singkat program kerja KPI yang ada (dari area kinerja utama)

3. Cara Perhitungan 

Merupakan penjelasan bagaimana cara perhitungan pencapaian KPI, untuk kepentingan skoring KPI. 

4. Bobot KPI (%)

Merupakan bobot (%) KPI setiap area kinerja utama. Penentuan besar kecilnya bobot disesuaikan dengan kebutuhan tiap perusahaan. Idealnya, semakin signifikan area kinerja utama, atau jika ada KPI yang paling menjadi fokus departemen tersebut, maka bobot KPI semakin besar. 

5. Capaian (tahun lalu)

Merupakan angka pencapaian area kinerja utama di tahun sebelumnya. Angka capaian tahun lalu ini berfungsi untuk menentukan setting target di tahun mendatang. 

Ingat bahwa setting target tidak boleh dilakukan asal-asalan tanpa dasar yang jelas. Oleh karena itu, angka capaian tahun lalu dapat dijadikan sebagai baseline untuk menentukan target di tahun depan. 

6. Target

Merupakan angka target yang harus dicapai oleh departemen untuk tahun berjalan. Penentuan angka target harus mengacu pada pencapaian di tahun sebelumnya. 

Sebagai contoh, divisi sales tahun lalu berhasil mendapatkan 20 pelanggan. Maka di tahun ini, target pelanggan baru ditetapkan 10% lebih tinggi yaitu 22 pelanggan, mengacu pada meningkatkan minat masyarakat terhadap produk perusahaan.

7. Capaian Triwulan I

Diatas adalah contoh KPI untuk triwulan yaitu capaian tiap 3 bulan. Triwulan 1 adalah bulan Januari-Maret. Triwulan II = April-Juni. Triwulan III = Juli-September. Triwulan IV= Oktober-Desember. 

Capaian triwulan I merupakan rata-rata pencapaian KPI (tiap area kinerja utama) selama 3 bulan. Dari pencapaian per triwulan ini, kemudian bisa dilakukan evaluasi berkala, mengenai apa saja yang belum tercapai dan KPI yang berhasil dicapai departemen. 

Anda juga boleh menyusun KPI untuk 1 bulanan, sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. KPI bisa disusun untuk bulanan atau triwulan. 

8. Satuan 

Merupakan ukuran satuan untuk setiap indicator area kinerja utama. Sebagai contoh, salah satu KPI departemen produksi adalah mencapai target tonase produksi. Maka satuannya bisa dalam Kilogram (Kg) atau Ton per bulan.  

9. Keterangan 

Merupakan keterangan dari setiap indicator. Keterangan diisi Min (minimum) atau Max (maximum). 

• Min artinya semakin kecil nilai capaian, pencapaian semakin bagus (skor semakin besar). 
• Max artinya semakin besar nilai capaian, pencapaian semakin bagus (skor semakin besar). 

10. Skor Akhir 

• (Capaian tahun berjalan / target) * 100% untuk keterangan Max 
• (Target / capaian tahun berjalan) * 100% untuk keterangan Min. 

Skor akhir inilah yang akan mencerminkan skor kinerja setiap departemen, yang menjadi skor KPI departemen. 

Itulah cara membuat key performance indicator untuk suatu departemen, beserta contoh template KPI.. Wait.. Tapi cara menyusun KPI ini nggak hanya berhenti sampai disini.. 

Yap berhubung artikel KPI ini sudah cukup panjang, kita lanjutkan di Bagian II, yaitu tentang contoh penyusunan KPI departemen, serta cara menentukan / setting target KPI dan cara menghitung skor KPI. Anda bisa baca disini: Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) - Bagian II.

- cara membuat kpi

- cara membuat key performance indicator

- cara membuat kpi dengan balance scorecard

- cara buat kpi

- cara membuat kpi sales

- cara menyusun KPI

- cara membuat KPI perusahaan

- cara membuat KPI dengan excel

- membuat KPI sederhana

- contoh pembuatan KPI 

- cara membuat KPI produksi