Cara Membuat KPI: Contoh KPI Sederhana

Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran / indkator penilaian kinerja untuk suatu departemen perusahaan atau karyawan (perorangan). KPI dibutuhkan oleh semua perusahaan supaya bisa mengetahui performa kinerja, dan kekurangan setiap divisi dan individu. 

Namun KPI itu cukup kompleks, karena setiap perusahaan pasti akan memiliki indikator performa kinerja yang berbeda-beda. Sehingga membuat KPI terkadang cukup sulit untuk dipahami bagi pemula. 

Akan tetapi, walaupun indikator performa kinerja untuk setiap perusahaan, setiap divisi / departemen berbeda-beda, langkah-langkah membuat KPI itu sebenarnya kurang lebih sama, di mana dalam membuat KPI harus ada faktor-faktor penting seperti memasukkan indikator yang berkaitan, menilai atau skoring kinerja dan lain-lain. 

Pada artikel ini, kita akan membahas tahapan-tahapan mudah dan sederhana tentang cara membuat KPI, beserta contoh KPI sederhana dalam bentuk excel. Ulasan cara membuat KPI pada artikel ini bisa digunakan juga sebagai referensi untuk membuat KPI perusahaan. 

CARA MEMBUAT KPI 

Membuat KPI terdiri dari enam langkah utama, yaitu sebagai berikut: 

1. Menentukan indikator kinerja yang akan dimasukkan 

Tentukan indikator performa kinerja apa saja yang akan dimasukkan di dalam KPI. Setiap departemen pasti memiliki ukuran KPI yang berbeda-beda. Departemen keuangan, produksi, quality control, HRD, administrasi dan lain-lain tentu saja memiliki indikator yang berbeda. 

Dalam menentukan indikator KPI, sebaiknya tentukan indikator kinerja yang paling berhubungan dengan job desc departemen tersebut. Misalnya, departemen accounting berkaitan dengan pelaporan keuangan. Maka salah satu KPI accounting adalah: "Pelaporan keuangan tepat waktu".  

Anda bisa lihat beberapa contoh KPI divisi disini: Contoh KPI Accounting, Contoh KPI Marketing, Contoh KPI General Affairs. 

2. Tentukan jumlah minimal dan maksimal indikator performa kinerja  

KPI adalah target kinerja yang harus dicapai oleh setiap departemen. Dalam arti, KPI merupakan ukuran performa kinerja setiap departemen perusahaan maupun individu. 

Oleh karena itu, jika terlalu sedikit indikator yang dimasukkan, maka KPI tidak bisa mewakili performa kinerja. Demikian sebaliknya, apabila indikator KPI terlalu banyak, hal ini juga tidak efektif, karena departemen tidak bisa fokus untuk meningkatkan kinerja pada hal-hal yang paling penting. 

Idealnya, KPI setiap departemen maupun individu diberikan MINIMAL 4 indikator dan MAKSIMAL 7 indikator. Jangan kurang dari 4 indikator ataupun lebih dari 7. Enam indikator sebenarnya sudah cukup banyak, tetapi jika ada hal penting yang perlu dimasukkan, tujuh indikator masih bisa mewakili. 

3. Tentukan darimana cara penilaian untuk tiap indikator 

KPI harus bisa dinilai secara kuantitatif, sehingga penilaiannya valid dan bisa dibuktikan dengan data. Maka dari itu, setelah memberikan indikator kinerja untuk tiap departemen, tim KPI harus bisa menentukan darimana cara mendapatkan penilaian untuk setiap indikator. 

Sebagai contoh, departemen accounting diberikan KPI deadline penyampaian laporan keuangan bulanan maksimal tanggal 5 bulan berikutnya. Indikator ini bisa dinilai dengan konfirmasi langsung melalui manajer accounting, atau melalui bukti tanggal laporan keuangan yang telah diupload ke program, sehingga dapat dilihat secara valid.  

4. Tentukan target KPI 

Tentukan target KPI yang harus dicapai oleh setiap departemen. Misalnya, departemen marketing diberikan KPI untuk mendapatkan Jumlah Pelanggan Baru dalam periode 1 kuartal (3 bulan). 

Maka departemen marketing bisa diberikan target, misalnya harus bisa mencapai 15 pelanggan baru dalam 3 bulan. Kalau bisa mencapai atau bahkan lebih berarti performa kinerja untuk KPI ini terpenuhi. Demikian pula sebaliknya. 

Dasar yang digunakan untuk menentukan target KPI adalah PENCAPAIAN TAHUN LALU. Dari angka pencapaian tahun lalu, manajemen bisa memutuskan untuk menaikkan target pencapaian jika dirasa performa divisi tersebut bisa ditingkatkan lagi di tahun ini.  

Kalau tidak ada pencapaian tahun lalu, karena KPI-nya adalah KPI baru, maka penentuan target bisa ditentukan berdasarkan kesepakatan dengan tiap departemen dan manajemen perusahaan.  

5. Tentukan bobot KPI 

Selanjutnya, tentukan bobot untuk masing-masing indikator. Misalnya, untuk satu departemen diberikan 5 indikator KPI. Maka setiap indikator harus ditentukan bobotnya dalam persentase, sampai totalnya mencapai 100%. 

Misalnya, setiap indikator diberikan bobot KPI masing-masing sebesar 20% (5 indikator x 20% = 100%). Namun, pemberian bobot KPI tidak harus merata. Kalau ada salah satu indikator kinerja di departemen yang dianggap memiliki pengaruh paling besar terhadap performa, maka KPI tersebut bisa diberikan bobot yang lebih besar daripada indikator lainnya.  

Tujuan menentukan bobot salah satunya adalah untuk menghitung skor KPI, karena skor KPI inilah yang nantinya menjadi ukuran untuk menilai performa departemen. Semakin bagus skor KPI, performa departemen tersebut semakin baik. Demikian juga sebaliknya. 

6. Tentukan perhitungan skor KPI 

Setelah menentukan KPI yang akan dimasukkan, beserta bobot, jumlah KPI, dan cara mendapatkan data KPI, serta menentukan target KPI yang harus dicapai oleh tiap departemen, anda bisa mulai menentukan cara menghitung skor KPI. 

Skor KPI nanti dihitung di akhir setelah semua data pencapaian didapatkan. Skor KPI juga digunakan sebagai bahan evaluasi dan pengembangan setiap departemen maupun individu kedepan. 

Menghitung skor KPI dilakukan dengan cara membandingkan CAPAIAN dengan TARGET, kemudian dikalikan dengan 100%. Ada KPI MIN dan ada KPI MAX. Untuk lebih jelasnya, anda bisa pelajari cara lengkap menghitung skor KPI disini: Key Performance Indicator: Cara Menghitung Skor KPI.

RANGKUMAN CARA MEMBUAT KPI 

Jika kita rangkum, berikut rangkuman cara membuat KPI berdasarkan poin-poin yang kita ulas diatas: 

Cara Membuat KPI

Jika kita sinkronkan dengan poin-poin cara membuat KPI ke dalam bentuk tabel contoh KPI, maka kurang lebihnya bisa anda lihat seperti pada contoh diatas. Yap, cara membuat KPI dalam bentuk tabel mengikuti langkah-langkah seperti yang sudah kita bahas tadi.   

CONTOH KPI SEDERHANA 

KPI sederhana bisa anda buat dalam bentuk excel. Berikut adalah contoh KPI sederhana (Template KPI excel) yang bisa anda gunakan untuk kebutuhan perusahaan masing-masing: Contoh KPI Sederhana: Free Download Excel. 

Anda bisa langsung download template contoh KPI sederhana FREE dalam bentuk excel, melalui Google Drive, tanpa harus melakukan request acess. Template tersebut merupakan contoh.. Jadi bisa anda modifikasi sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan departemen masing-masing. 

Anda juga bisa pelajari contoh-contoh KPI lengkap untuk setiap departemen perusahaan, termasuk contoh KPI individu, yang bisa diadopsi perusahaan, pada pos-pos berikut: Key Performance Indicator Lengkap. 

Itulah langkah-langkah cara membuat KPI beserta contoh KPI sederhana. Semoga bermanfaat untuk anda dan bisa diterapkan.