Cara Membuat KPI Karyawan: Contoh KPI Karyawan

Key Performance Indicator (KPI) atau indikator performa kunci adalah ukuran-ukuran indikator yang digunakan untuk menilai performa kinerja. Dengan KPI, maka bagus tidaknya performa kinerja dapat diukur dan dievaluasi. 

KPI dilakukan dengan cara memberikan target kinerja yang harus dicapai oleh setiap departemen atau individu. Jika departemen atau individu mampu mencapai target kinerja yang diberikan manajemen perusahaan, maka pencapaian kinerjanya dapat dikatakan baik. Demikian pula sebaliknya. 

Biasanya KPI diberikan untuk setiap divisi / departemen. Katakanlah departemen Produksi harus dapat memproduksi barang sebanyak 100 ton sebulan. Jika mampu mencapai target tersebut, maka KPI departemen produksi memiliki pencapaian yang baik. 

Dalam praktik di organisasi perusahaan, KPI tidak hanya diterapkan untuk divisi perusahaan. KPI juga bisa diberikan untuk setiap karyawan. Justru setiap karyawan harus memiliki KPI agar karyawan dapat mengukur kinerja / performa individu. 

Dengan demikian, perusahaan juga bisa mempertimbangkan pemberian reward bagi karyawan yang ber-prestasi. Untuk membuat KPI karyawan diperlukan langkah-langkah yang benar, agar KPI dapat digunakan secara akurat dan mencerminkan kinerja setiap karyawan. 

Berikut 4 cara membuat KPI karyawan jika dirangkum: 

Cara Membuat KPI Karyawan

1. Menentukan job desc spesifik karyawan (tugas rutin) 

• Tentukan tugas rutin sesuai job desc
• Tentukan tugas karyawan sesuai dengan pekerjaan di departemen masing-masing

KPI setiap karyawan bisa jadi berbeda-beda, karena tugas yang diberikan karyawan tidak sama satu dengan yang lain, apalagi jika berbeda divisi. Dalam hal ini, setiap karyawan harus menentukan tugas-tugas alias job desc individu yang rutin dikerjakan. 

Job desc inilah yang nantinya akan dimasukkan dalam KPI setiap masing-masing karyawan / individu. Sebagai contoh, karyawan bagian sales pekerjaan utamanya pasti menawarkan dan menjual barang pada calon pelanggan. 

Dalam hal ini, sales pasti akan diberikan target berapa item yang harus bisa dijual dalam 1 bulan. Itulah yang dimasukkan dalam KPI. Namun karyawan divisi accounting yang berkaitan dengan pembukuan mungkin akan memiliki KPI individu yang berbeda lagi. 

Seorang accounting bagian pembukuan dan pelaporan keuangan, akan diberikan KPI mengenai timeline pelaporan keuangan tepat waktu, dan kemampuan / tingkat keakuratan karyawan menyajikan laporan keuangan tanpa ada penyimpangan-penyimpangan. 

Jadi untuk menentukan KPI karyawan, itulah langkah pertama yang perlu dilakukan.   

2. Menentukan project-project khusus pada periode tersebut 

• Tentukan tugas khusus yang bersifat spesifik 
• Tentukan project-project yang harus diselesaikan dalam periode berjalan

Tentukan project-project khusus yang harus diselesaikan oleh karyawan. Misalnya, karyawan bagian IT - Application Development, diberikan project khusus untuk membuat aplikasi cuti  pencatatan lembur untuk memudahkan absensi di bagian produksi. 

Maka karyawan yang bertugas untuk membuat aplikasi tersebut, harus memasukkan project khusus tersebut di dalam KPI-nya.   

Memang tidak semua karyawan diberikan project khusus oleh atasan. Tetapi karyawan yang memiliki project yang harus dilesesaikan dalam periode tersebut, maka project2 tersebut harus dimasukkan dalam indikator performa karyawan yang bersangkutan. 

3. Merancang KPI individu

• Tentukan jumlah indikator 
• Tentukan indikator karyawan yang akan dimasukkan 

Setelah menentukan job desc spesifik (poin 1) dan menentukan project khusus (poin 2), karyawan bisa mulai merancang KPI individu. Dalam menyusun KPI, hendaknya indikator yang dimasukkan tidak terlalu sedikit dan tidak terlalu banyak. 

Indikator ideal untuk KPI adalah 4-6 indikator. Apabila indikator terlalu banyak, hal ini justru membuat KPI menjadi tidak fokus. 

4. Menentukan target dan bobot setiap KPI karyawan 

• Tentukan target KPI 
• Tentukan bobot masing-masing KPI 

Tahap terakhir adalah menentukan target KPI dan bobot untuk masing indikator. Target KPI ditentukan dari pihak manajemen / atasan, di mana dasar penentuan angka target KPI diambil berdasarkan pencapaian tahun lalu. 

Kemudian tentukan bobot untuk setiap indikator KPI. Bobot total harus 100 karena akan digunakan untuk perhitungan scoring KPI nantinya. 

Pada pos berikut: Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI), kita sudah membahas cara menentukan target KPI, bobot dan menghitung skor KPI. Cara-cara ini bisa digunakan untuk perhitungan KPI departemen maupun KPI karyawan (individu). 

Dalam membuat KPI karyawan atau KPI individu, pada umumnya KPI karyawan ini biasanya dibagi menjadi dua, yaitu sebagai berikut: 

1. KPI Karyawan Umum 

KPI ini harus dipatuhi oleh seluruh karyawan (umum) dari setiap departemen. Jadi dikatakan KPI karyawan umum, dan KPI ini diterapkan oleh seluruh karyawan perusahaan. Contoh KPI karyawan umum misalnya: 

• Keterlambatan kehadiran 

Setiap perusahaan pasti menetapkan jam kehadiran karyawan. Katakanlah jam kehadiran maksimal harus pukul 08.00. Diatas itu, karyawan dianggap terlambat, dan bisa mendapatkan Surat Peringatan (SP). 

Jika karyawan kerap kali datang terlambat, hal ini tentu akan menghambat produktivitas kerja, yang pada akhirnya berdampak pada perusahaan. Oleh karena itu, kedisiplinan karyawan sebaiknya juga dimasukkan ke dalam KPI individu. 

2. KPI Karyawan Spesifik 

KPI karyawan spesifik adalah KPI yang dibuat berdasarkan job desc masing-masing sesuai pekerjaan yang mewakili departemennya. Setiap karyawan bisa memiliki indikator kerja yang berbeda-beda, karena job desc tiap karyawan berbeda. 

Cara-cara menyusun KPI karyawan spesifik seperti yang sudah kita bahas pada keempat langkah diatas tadi. Anda bisa pelajari kembali. 

CONTOH KPI KARYAWAN 

Berikut adalah contoh KPI karyawan. Disini kita coba menggunakan contoh KPI karyawan di departemen Accounting. Berikut contoh tabel KPI individu: 

Contoh KPI Karyawan - KPI Karyawan Excel

Keterangan: Angka-angka KPI diatas adalah ilustrasi. Anda harus menyesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan. Dasar penetapan angka target diambil dari angka pencapaian tahun lalu. 

Berikut penjelasan setiap masing-masing KPI individu: 

1. Deadline penyampaian laporan keuangan 

Karyawan harus menyampaikan deadline laporan keuangan setiap tanggal 30. Jika ada keterlambatan, maka skor KPI-nya berkurang. Selain itu, manajer accounting juga perlu melakukan pengecekan keakuratan pelaporan keuangan yang disajikan. 

2. Pelaporan budget kuartal

Karyawan harus menyampaikan laporan budget disamping pelaporan keuangan. Pelaporan budget ini memuat informasi tentang rencana anggaran dan aktual budget. Laporan budget nantinya digunakan sebagai bahan evaluasi oleh manajer keuangan. Dalam KPI, karyawan harus menyampaikan laporan budget sesuai dengan skedul yang ditetapkan.   

3. Keterlambatan karyawan 

Karyawan harus bisa datang tepat waktu dan meminimalkan keterlambatan kehadiran. Semakin kecil angka keterlambatan, maka penilaian KPI karyawan pun juga semakin baik. KPI ini adalah KPI umum yang bisa diterapkan untuk KPI individu seluruh karyawan. 

4. Pembuatan anggaran CSR 

Katakanlah karyawan diberikan project khusus di tahun ini untuk membuat anggaran CSR perusahaan. Mirip dengan pelaporan budget namun untuk anggaran kegiatan CSR. Maka dari itu, project khusus ini bisa dimasukkan dalam KPI karyawan juga. 

Karyawan diberikan target KPI untuk menyajikan presentasi anggaran CSR sesuai dengan deadline yaitu tanggal 30 Desember. Jika mampu menyelesaikan sesuai target, maka nilai KPI karyawan juga semakin bagus.  .  

Itulah contoh KPI karyawan. Ukuran indikator kinerja yang ada di KPI tentu akan berbeda dengan departemen lainnya, karena perbedaan job desc. Namun setidaknya disini anda sudah mendapatkan contoh konkrit bagaimana menyusun